رحلة الاستراتيجية

قيادة المنظمة نحو المستقبل هي مهارة جديدة للقيادة العليا وهي تشبه الابحار بسفينة المنظمة نحو النمو والتطور. رحلة الاستراتيجية تتطلب الكثير من الجهد والتحضير حتى تصل المنظمة للغاية المنشودة لها.

للقيام برحلة الاستراتيجية أي تنفيذ الخطط الاستراتيجية وما تحتويها من مبادرات للوصول للاهداف المنشودة وتحقيق رؤية المنظمة يجب القيام بعدة مراحل كما هي موضحه في الشكل التالي:

مرحلة التكريس يتم فيها تكريس الجهود والموارد قبل البدء بالتخطيط، كما يتم اختيار قائد التخطيط الاستراتيجي وفريقه والتأكد من جاهزيتهم من خلال التدريب حتى يقودوا رحلة الاستراتيجية بسلاسة.

مرحلة التخطيط يتم فيها صياغة الرؤية والرسالة والاهداف الاستراتيجية واعداد الخريطة الاستراتيجية وكذلك البوصلة الاستراتيجية كما يتم وضع المبادرات الاستراتيجية اللازمة لتحقيق الاهداف.

قبل الابحار بالمنظمة يتم تسويق الخطة الاستراتيجية لمنسوبي المنظمة لاقناعهم بالرحلة والانطلاق بالمنظمة نحو المستقبل. سنتطرق بالتفصيل لاجقا لاساليب تسويق الخطة الاستراتيجية في المنظمات.

عند الابحار (التنفيذ) يجب ضبط مسار الرحلة حسب الخريطة الاستراتيجية كما أن البوصلة الاستراتيجية تساعد قائد الرحلة من معرفة أي انحراف عن مسار الرحلة وتعديله.

الخريطة الاستراتيجية للمنظمات الحكومية

الخريطة الاستراتيجية عبارة عن اداة تمكن المنظمة الحكومية من توصيف استراتيجيتها من خلال سلسلة مترابطة من المسببات والنتائج. كلنا يعلم الحجم الكبير لمعظم الخطط الاستراتيجية التي يتم صياغتها والتي في الغالب لن يقرأها احد، بالاضافة الى وجود تناقضات و تكرار فيها نظراً لمشاركة عدة فرق عمل لانجازها. من هذا المنطلق نجد ان الخريطة الاستراتيجية تساعد جميع من في المنظمة على فهم التوجهات الاستراتيجية.

الخريطة الاستراتيجية تربط الاهداف في الاربع مجالات الرئيسة (المالي - الكوادر والقدرات – العمليات الداخلية – العملاء) بحيث تشكل منظومة من الاسباب والمؤثرات. الخريطة الاستراتيجية تخبرنا بأنه عند تحقيق الاهداف الموضوعة في المجال المالي فإن اثرها سيؤدي الى تحقيق الاهداف الموضوعة للكوادر والقدرات في المنظمة وتطبيق القيم. مع تطور الكوادر والقدرات من خلال تحقيق الاهداف المرجوه فإن ذلك سيساعد على تطوير العمليات الداخلية والقدرة على تنفيذها بشكل متميز وتحقيق الاهداف المرجوة منها. تحقيق اهداف المنظمة في العمليات الداخلية والكوادر والقدرات سيساعد المنظمة للوصول الى خدمة متميزة للعملاء وتحقيق اهداف المنظمة في خدمة العملاء ومن ثم تحقيق رسالة المنظمة. يمكن توضيح الخريطة الاستراتيجية للمنظمات الحكومية من خلال الشكل التالي:

المدير الغبي

بحثت عن تعريف للغباء ووجدته في ويكيبديا الموسوعة الحرة بأنه مرض يوصف بأنه ضعف الذكاء ، وضعف في القدره على التعلم ، ويقاس باختبارات الذكاء ، الغباء أيضا يشمل الشخص الأبله والمعتوه (http://ar.wikipedia.org/wiki/غباء).

يتصف المدير الغبي باللاعقلانيه، فهو شخص عاجز وغير قادر على فهم المعلومات بشكل صحيح ليتخذ القرارات. وهو شخص لا يستطيع مواجهة الموظفين الاذكياء لانه سيفتضح امره من خلال مناقشاته الغبية. وعندما تجامل مديرا غبيا، فهذا يجعلك تقبل ما لا تقتنع به، بل ما لا تعترف به أصلاً.

يقول الفراهيدي رحمة الله عليه

الناس أربعة نفر:

1. رجل يعلم ويعلم انه يعلم فذلك العالم فأتبعوه.
2. ورجل يعلم ولا يعلم انه يعلم فذلك النائم فأيقضوه.
3. ورجل لا يعلم ويعلم انه لا يعلم فذلك الراغب في العلم فعلموه.
4. ورجل لا يعلم ولا يعلم انه لا يعلم فذلك الجاهل فأجتنبوه.

النوع الرابع هو المدير الغبي ونقول "مدير لا يعلم ولا يعلم انه لا يعلم فذلك المدير الغبي فاضربوه"

"عندما تصبح سمعة الرؤساء الموصوفة بالغباء على كل لسان، ويصبح الوضع كأنه أمر مألوف أو عادي، فإنه يمضي وقت طويل قبل أن تحل بهؤلاء قارعة. أما لو أن الموظفين لم يستكينوا، ولم يألفوا ذلك الغباء، أو يتعايشو معه، وأشاروا إلى مواطن الخلل بسرعة، لكان الأمر عل العكس من ذلك، ولحصل أولئك الموظفين الذين توجهوا بالانتقاد على ترفيع. أما إذا اعتبر الموظفون أغبياء، أو نظر إليهم كذلك، فإنهم في الغالب يفصلون من العمل."

من كتاب "When Smart People Work For Dumb Bosses"

لذا لا تخشى المدير الغبي حتى لا تحل بك مصيبة وواجهة بمواطن الخلل والقصور في العمل ولا تسايره في تصرفاته الغبية.

هل لديك تجربة مع مدير غبي؟ شاركنا فيها

تطوير الاهداف الشخصية

هل تتخيل حياتك بعد 10 سنوات من الان؟ هل لديك طموح في زيادة دخلك المادي؟ هل ترغب بزيارة اماكن معينة في العالم؟ كيف ترى نفسك من الناحية الوظيفية؟ هل تحلم بتملك بيت؟ هل تريد ان تؤلف كتابا؟ هل تسعى للحصول على شهادة علمية؟

جميعنا لدينا احلام ورغبات نتمنى تحقيقها لكن قلة منا استطاعت تحقيق احلامها. اليكم طريقة بسيطة لتطوير اهدافك في الحياة وكيف تحققها.

اولاً) سجل اهدافك التي ترغب في تحقيقها خلال السنوات العشر القادمة في ورقة. حاول ان تسجل 40 او 50 هدفاُ.

ثانياٌ) ضع امام كل هدف احد الارقام التالية: 1 – 3 – 5 – 10. الرقم يعني ان الهدف ترغب في تحقيقه خلال سنة او3 سنوات او 5 سنوات او عشر سنوات.

ثالثاُ) الان اسأل نفسك لماذا تريد تحقيق الهدف واكتب الجواب امام الهدف. لماذا تريد ان تمتلك منزلاُ؟ لماذا تريد شراء سيارة؟ لماذا تريد ان تحصل على شهادة علمية؟ هذا هو الدافع الذي سيحضك على تحقيق هدفك.

رابعأ) الان سجل ماذا يجب عليك ان تفعله لتحقيق الهدف. مالذي يجب تغييره في شخصيتك وحياتك لتحقيق الهدف؟ تذكر قول الله تعالى: “إِنَّ اللَّهَ لايُغَيِّرُ مَا بِقَوْمٍ حَتَّى يُغَيِّرُوا مَا بِأَنْفُسِهِمْ". ضع خطة عمل لتحقيق الهدف على ان تشمل الخطوات اللازم تنفيذها وتاريخ تنفيذها.

استخدم الجدول التالي لمساعدتك في تسجيل وتطوير اهدافك.

ماذا تريد؟	متى؟	لماذا؟	كيف؟

التحليل الاستراتيجي

التحليل الاستراتيجي عملية مهمة تساعد على فهم كيفية تأثير الاحداث الحالية والمستقبلية الداخلية والخارجية على المنظمة والتي من الممكن ان تؤثر على انجاز النتائج المرجوة وانتقال المنظمة من الوضع الراهن الى الرؤية المستقبلية. التحليل الاستراتيجي يركز على التحليل الداخلي للمنظمة من خلال نقاط القوة والضعف وعلى المتغيرات الخارجية وهي الفرص والتهديدات.

نقاط القوة للمنظمة هي تلك الامور الداخلية التي تمكنها من تحقيق الرؤية مثل وجود رصيد مادي قوي أو وجود خبرات متخصصة في مجال عملها. أما نقاط الضعف فهي بعكس ذلك، تلك الامور الداخلية التي تعيق المنظمة من تحقيق رسالتها ورؤيتها مثل ضعف الكوادر البشرية أو عدم وجود اجراءات عمل موثقة ومحدثة.

الفرص هي تلك المبادرات التي ان اغتنمتها المنظمة ستساعدها في الاسراع بتحقيق رؤيتها مثل وجود دعم حكومي او تطور تقني حديث. أما التهديدات فهي تلك الامور الخارجه عن نطاق سيطرة المنظمة وتؤثر سلباُ على تحقيق الرؤية مثل تدهور الوضع الاقتصادي أو اصدار الحكومة لتشريعات جديدة قد تزيد التكاليف.

التحليل الاستراتيجي يساعد في اعداد الخريطة الاستراتيجية و البوصلة الاستراتيجية وتحديد الاولويات.

لصياغة نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات، يجب استخدام جمل واضحة تصف الحدث وتأثيراته. فمثلا، لا يكفي ان نذكر من نقاط القوة "الموظفين" بل نوضح بأن "خبرة الموظفين المتراكمة في تقنية المعلومات تساعدنا في تطوير نظم حاسوبية متطورة وبتكاليف قليلة".

اوبن اوفيس Open Office 3.1

قبل شهرين تقريبا اشتريت جهاز حاسب محمول وعليه نظام التشغيل مايكروسوف XP. قررت تركيب برامج اصلية بس تكون مجانية قدر الامكان. السؤال المهم: ماهي استخداماتي والبرامج التي ستخدمها؟

1. برامج المكتب (اوفيس) ولم اجد افضل من اوبن اوفيس Open Office 3.1 ويحتوي على جميع البرامج التي ستجدها في مايكروسوفت اوفيس وبامكانك فتح ملفات مايكروسوفت اوفيس او حفظ الملفات بصيغ مايكروسوفت اوفيس.
2. برنامج للبريد الالكتروني والتقويم وادارة المهام ولم اجد افضل من Mozilla Thunderbird.
3. برنامج رسوم بامكانيات عالية تشابه ادوبي فوتوشوب وبعد البحث كان افضل اختيار هو برنامج GIMP.
4. برنامج متطور للتعامل مع ملفات الصوت وتحويلها او التعديل عليها ووقع الاختيار على برنامج Audacity.
5. برنامج للخرائط الذهنية ويوجد العديد منها تصل قيمة بعضها الى 200 دولار واكثر ولكن وجدت برنامج اكثر من رائع ومجاني وهو Xmind.
6. برنامج لبناء مواقع الانترنت وخصوصا الشخصية وافضل الموجود كان Nvu.
7. برنامج لفك وضغط الملفات وانصح باستخدام 7-Zip.

بالتسبة لي لم اجد اي مشاكل او صعوبات في استخدام هذه البرامج وانصح الجميع بتجربتها والصبر لأن التغيير ليس بالسهل للكثير.
طبعاً هناك برامج عديدة مجانية لاستخدامات عديدة ويمكن التواصل معي لمن يرغب بالمساعدة في الحصول على افضلها.

كيفية قياس أي شيء : العثور على قيمة الأصول غير الملموسة في الأعمال

كتاب "How to measure anything" يكشف قوة القياس لفهمنا للأعمال التجارية والعالم بأسره. العديد من الشركات تسعى لقياس عدة امور مثل رضا العملاء ، والمرونة التنظيمية واستخدام التقنية والمخاطر والعائد على الاستثمار. هذا الكتاب سوف يظهر لك كيفية قياس هذه الأشياء في منظمتك من خلال منهجية احترافية. من الامور العديدة التي يغطيها الكتاب والتي سوف تتعلمها:

* التغلب على وهم عدم القدرة على قياس الاشياء الغير ملموسة
* المعايرة لتطوير مهارتك وتحسينها من اجل قياس ادق.
* قياس المخاطر : مقدمة في مونتي كارلو
* أخذ العينات من الواقع
* أدوات القياس الغير التقليدية مثل الإنترنت
* قياس قيمة المعلومات

المؤلف هو دوغلاس دبليو هوبارد وهو مخترع منهجية اقتصاديات المعلومات التطبيقية (Applied Information Economics)، وهي منهجية للقياس أكسبته شهرة و اشادة من العديد من بيوت الخبرة المشهورة مثل مجموعة جارتنر ومجموعة جيجا المعلومات وفوريستر.

هذا لكتاب رائع وانصح الجميع باقتناء نسخة منه واتمنى ان يكون هناك من يتصدى لترجتمه. يمكن الحصول على معلومات اضافية من موقع الكتاب (http://www.howtomeasureanything.com) وشراء نسخة من الكتاب من موقع امازون.

المكتبة الوطنية الرقمية

قبل حوالي شهر وصلني جهاز امازون كندل 2 وهو نعمة لمن يحبون القراءة. في السابق كنت اعاني من حمل مجموعة كتب وخصوصا عند السفر. يوجد في موقع امازون مايزيد عن ربع مليون كتاب رقمي ولدى قوقل خطة لتحويل اكثر من مليون كتاب الى رقمية. مكتبات حول العالم بدأت بمشاريع ضخمة لتحويل الكتب الى رقمية.

كوريا الجنوبية بدات قبل عشر سنوات بتحويل جميع الكتب باللغة الكورية الى كتب رقمية وكذلك المخطوطات ومالديها من اعمال صوتية ومرئية و دشنت مكتبتها الوطنية الرقمية قبل شهر.

المكتبة الرقمية لديها القدرات على نحو لم يحقق بعد وغير ممكن مع المكتبات التقليدية بحيث تكون متوفرة في كل مكان وأي وقت وامتدادا لكل فصل دراسي وكذلك المكتبة الشخصية. مزايا المكتبة الرقمية عديدة وتشمل:

• مستخدم المكتبة الرقمية ليس بحاجة للذهاب الى المكتبة بل يمكن للجميع من أنحاء العالم الحصول على المعلومات ذاتها ، ما دام الاتصال عبر الانترنت متاح.
• وصول متعدد لنفس الموارد في وقت واحد ويمكن أن يستخدم من قبل عدد من المنظمات والافراد.
• سهولة استرجاع المعلومات بحيث ان المستخدم قادر على استخدام أي مصطلح للبحث (كلمة ، عبارة ، عنوان ، اسم موضوع) في المجموعة الكاملة للمكتبة.
• في حين أن المكتبات التقليدية محدودة بمساحة التخزين بينما المكتبات الرقمية لديها القدرة على تخزين المزيد من المعلومات في حيز اقل باستخدام تقنيات تخزين متطورة وبتكاليف اقل.

هل يمكن ان نتصور ان يأتي يوم يمكن لأي انسان عربي الوصول لأي كتاب ألف باللغة العربية من أي مكان وفي الوقت الذي يناسبه وبدون أي قيود.

تم نشر هذا المقال في مجلة التقنية العربية - العدد الاول

التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي - مرحلة المتابعة والتحليل

هنا نصل الى المرحلة الخامسة والاخيرة من مراحل التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي وهي مرحلة المتابعة والتحليل. هذه المرحلة تستمر معنا حتى بعد الانتهاء من مرحلة تنفيذ المبادرات الاستراتيجية لضمان الانطلاق والوصول للرؤية وتحقيق الرسالة. عدم الاستمرار في المتابعة والتحليل وعقد الاجتماعات الدورية لمناقشة الانحرافات وتعديلها سيؤدي الى فشل تنفيذ الخطة الاستراتيجية.
الخريطة الذهنية التالية تبين بالتفصيل لما سيتم في مرحلة المتابعة والتحليل:

خلال الفترة القادمة سأبدأ بصياغة التفاصيل اللازمة لكل خطوة من خطوات المراحل الخمس مع اعداد ادوات التنفيذ وهذا سيستغرق وقت اطول لذا امل تزويدي بأي تصويبات أو اقتراحات تساعد على تطوير هذا العمل.

التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي - مرحلة التنفيذ

يجب على فرق العمل أن تقوم بالتنفيذ من خلال خطط مشاريع للمبادرات المطلوب نحقيقها للوصول للاهداف الاستراتيجية. خطط المشاريع يجب ان تشمل وصف للمهام المطلوب تنفيذها وتحدد متطلبات الموارد اللازمة والمسؤوليات والمخرجات المتوقعة والمقاييس التي يجب استخدامها. وحتى يتم التنفيذ بشكل ميسر يجب توصيف الخطوات اللازمة للتنفيذ مع وضع المدة الزمنية وترتيب الاوليات والارتباطات والمعالم وكذلك توصيف المخرجات المتوقعة.
الخريطة الذهنية التالية تبين بالتفصيل لما سيتم في مرحلة التنقيذ:

مرة اخرى لا استغني عن أي تصويبات او اقتراحات

التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي - مرحلة النشر

الخطة الاستراتيجية يجب ان تنتشر في كافة وحدات المنظمة ولن يتم تحقيق تحسينات طويلة الأمد دون تغيرات دائمة في مستوى إشراك الموظفين وبدون تغيرات في نقاط السلطة والمسؤولية ووضع القرار أو بدون تغيرات في فلسفات الإدارة وأساليبها وعلاقاتها أو تغيرات في مناخ وبيئة المنظمة. الانتشار ينقسم الى مستويين وسنطلق على المستوى الاول مسمى فرق الاهداف الاستراتيجية والمستوى الثاني هو المستوى العام.
الخريطة الذهنية التالية تبين بالتفصيل لما سيتم في مرحلة النشر:

التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي - مرحلة التخطيط

الان تم استكمال الاستعداد للتخطيط و الفريق جاهز لتطوير الخطة الإستراتيجية المبدئية وفي هذه المرحلة يعقد قريق التخطيط الاستراتجي ورشة عمل لصياغة الخطة.

الخريطة الذهنية التالية تبين بالتفصيل لما سيتم في مرحلة التخطيط:

لا تنسونا من التصويبات والتعديلات

التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي - مرحلة التحضير

مرحلة التحضير للتخطيط يتم فيها اختيار وتدريب فريق التخطيط الاستراتيجي الذي سيقود عملية التخطيط ومن ثم متابعة التنفيذ وادارة دفة المنظمة نحو رؤيتها واهدافها الاستراتيجية. كما سيتم اعداد تقرير شامل عن الوضع الراهن للمنظمة من خلال المقابلات الشخصية وورش العمل ودراسة جميع الخطط السابقة واللوائح التنظيمية.

الخريطة الذهنية التالية تبين بالتفصيل لما سيتم في مرحلة التحضير:


آمل الاطلاع والمشاركة بالاقتراحات .......................

التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي

منذ اكثر من سنة بدأت كتابة دليل حول التخطيط الاستراتيجي وبعد عدة اشهر قررت التركيز على التخطيط الاستراتيجي للقطاع الحكومي وذلك لعدم توفر دليل مفصل يشرح الخطوات اللازمة لصياغة وتنفيذ ومتابعة خطة استراتيجية في هذا القطاع حسب علمي. الان وصلت الى مرحلة متقدمة في كتابة الدليل واعداد برنامج تدريبي.

قبل شهر تلقيت نصيحة من الاستاذ رؤوف شبايك بنشر محتوى الدليل على مدونتي لتلقي الاراء لتحسينه ولمشاركة الاخرين بالعمل. هذا الدليل سينشر كاملا على الانترنت لمن يرغب الحصول عليه والاستفادة منه وسيكون متاحا بدون اي حقوق ومجانا.

اليوم سأنشر مراحل التخطيط الاستراتيجي على شكل خريطة ذهنية واتمنى من يطلع عليها الا يبخل بالنصح والتوجيه.



الخريطة الذهنية عملت باستخدام برنامج XMind.

تعريف هندسة اجراءات العمل (الهندرة)

From Process Management to Process Innovation

From Process Management to Process Innovation

View more presentations or upload your own. (tags: management services)

تساؤلات حول إدارة العمليات الداخلية

إدارة العمليات الداخلية تطرح العديد من التساؤلات والمخاوف لدى العاملين في أي منشأة ترغب في تطبيقها، ومن هذه التساؤلات:

ألن تسلبني إدارة العمليات الداخلية مسؤولياتي الإدارية وتحيلها إلى الموظفين الذين أعمل معهم؟
يملك المدير المسؤولية والسلطة لإنجاز العمل، ويمكن له تفويض السلطة من خلال إيكال المهام لمرؤوسيه، إلاَّ أن المسؤولية هي مسؤولية مشتركة يتقاسمونها جميعاً. وإذا كان الموظف ناجحاً فإنًّ هذا يعني نجاح رئيسه في العمل. إن إدارة العمليات الداخلية تدفع بالسلطة والمسؤولية إلى موقع اتخاذ القرار وترفع من إمكانيات النجاح بالنسبة للجميع.

إنني مدير جيد، فلماذا أحتاج إلى تغيير العمليات الداخلية في القسم لديّ؟
إنَّ الإدارة الجيدة والمدراء الجيدين موجودون في كل منظمة، حتى في بعض المنظمات ذات الأداء الضعيف. وفي المقابل فإن هناك فرق بين أن تؤدي العمل بشكل صحيح وبين أن تؤدي العمل الصحيح بشكل صحيح، فمن الممكن أن تؤدي بكفاءة مهمة غير ضرورية. وإدارة العمليات الداخلية هي أداة يستخدمها المدراء الجيدون للتحقق من سير العمل وفق لما تم التخطيط له ولتحديد فرص تحسين الأداء. إن إدارة العمليات الداخلية تشكل مجهوداً جماعياً متكاملاً يُعَزز من أداء المدير الجيد ويزيل جُلَّ العوائق التي تحول دون أداء العمل بصورة مثالية.

كموظف عادي ما الذي يمكن أن أستفيده من إدارة العمليات الداخلية؟
إنَّ إدارة العمليات الداخلية ستضمن لك أداء العمل بالشكل المطلوب وفقا للصلاحيات المحددة وفي الوقت المطلوب وباستخدام الأدوات اللازمة، كما تتطلع إدارة العمليات الداخلية إلى إمكانية إدخال تقنية المعلومات في أسلوب عملك اليومي لرفع الأداء والإنتاجية التي تحققها من خلال عملك.

من هو الشخص المسئول عن هذه العمليات الداخلية؟
كل موظف له علاقة على الأقل في واحد أو أكثر من هذه العمليات الداخلية. وفي العادة، سوف يشترك فرد أو مجموعة من الأفراد في تنفيذ المهام المطلوب القيام بها لإكمال العمل. ولكن في النهاية الشخص المسئول والذي يُحاسب على مزاولة عمله بطريقة سليمة وحسب الأنظمة المتبعة هو الشخص الذي يديرها وقد يكون أياً من المشرف المباشر أو مدير الإدارة الذي لديه سلطة الإشراف على ضبط وتنفيذ مراحل العمليات الداخلية بكاملها من البداية إلى النهاية.