ادارة اجراءات العمل - ادارة العمليات الداخلية - ادارة دورات العمل

"Business Process Management"

ساتحدث باسهاب خلال الفترة القادمة عن موضوع متعارف عليه باللغة الانجليزية بـ "Business Process Management". لكن يوجد اختلاف في الترجمة الصحيحة باللغة العربية ولكن اكثرها تداولا "ادارة اجراءات العمل" لكن من خلال البحث وجدت ان انسبها هو "ادارة العمليات الداخلية" او "ادارة دورات العمل" لكن ساستخدم "ادارة العمليات الداخلية".

سيوجد من سيختلف معي في الترجمة الصحيحة او من لديه ترجمة افضل، لذا فأي مقترح مرحب به.

طيب ...... ماهي إدارة العمليات الداخلية؟

إدارة العمليات الداخلية ليس مفهوماً جديداً، فمنظمات كثيرة حول العالم قد باشرت تطبيقه منذ سنوات لتحسين أداء العمل فيها، والعمليات الداخلية هي مقومات أساسية لأي منشأة، وهي بأهمية العنصر البشري والمرافق والمعلومات بالنسبة للمنشأة، وإذا ما تمت إدارتها بصورة سليمة فإن ذلك سيؤتي ثماره من خلال تحسين أداء المنشأة. فإدارة العمليات الداخلية فرع من فروع الإدارة يهدف إلى تحسين العمليات الداخلية من خلال تحديد الغايات وتعريف الاستراتيجيات ووضع الأهداف لكل عملية تشغيلية تؤثر على أداء كافة أعمال المنشأة.

استراتيجية المحيط الازرق

استراتيجية المحيط الازرق (Blue ocean Strategy) كتاب الف في بداية عام 2005م. لنشاهد الفيديو التالي والذي يشرح الاستراتيجية:

صوامع الغلال في المنظمات

ما علاقة صوامع الغلال بالمنظمات وبيئة العمل فيها؟ هل شاهدتم صوامع الغلال في مزارع القمح؟ هيكل اسطواني طويل يستخدم لتخزين الحبوب. للاسف، الوحدات الادارية مثل الصوامع تعمل بمعزل عن الاخرى وتخلق نظرة داخلية فقط للمهام والاجراءات بدون اي مشاركة خارجية. هذا التحيز الداخلي يوجه الاعمال والاولويات نحو احتياجات وتصور الفريق في الوحدة الادارية دون النظرة الخارجية التي تخدم المنظمة ككل.



النظرة الافقية للعمليات الداخلية تلزم التخلص من هذه الصوامع والانحياز لها والنظر بعين الاعتبار لما يخدم العميل. التخلص من الصوامع امر ليس بالسهل فطبيعة الافراد الانحياز الى مجموعات عمل كنوع من الانتماء والشعور بالامان. الانتماء الى صومعة يعزز تبادل الاتهامات بين الوحدات الادارية. كم مرة سمعت احدهم يقول: "لا نستطيع ان ننجز عملنا حتى ينتهون من عملهم".

للاسف الهياكل التنظيمية تعزز الانقسامات وتخلق بيئة "نحن" و "هم" وهي بيئة مدمرة وتعزز السلوكيات التخريبية. وقد رأيت حالات كثيرة عندما يقوم مدير إدارة بالتخريب على مدير إدارة اخر مما يؤدي الى سوء العلاقة بين العميل والمنظمة. للاسف هذه التصرفات نادرا ما يتم الاعتراف بها وعلاجها من خلال تعزيز العمل بروح الفريق، وهذا يتطلب المثابرة والاتساق وحسن النية.

كتاب العمليات الداخلية وبطاقات الاداء المتوازن

من المكتبة:

Business Process Management and the Balanced Scorecard : Focusing Processes on Strategic Drivers

للمؤلف : Ralph F. Smith

اليوم تواجه المنظمات العديد من الصعوبات وخصوصا مع ارتفاع التكاليف وتصاعد مطالب العملاء مما يجعل من الضروري للمنظمات تحسين العمليات الداخلية وزيادة الانتاجية ، وتحقيق أقصى قدر من الموارد.

كتاب إدارة العمليات الداخلية وبطاقات الاداء المتوازن (البوصلة الاستراتيجية) يساعد المدراء على كيفية الاستخدام الأمثل لبطاقات الاداء المتوازن لتحقيق نجاح استراتيجي دائم حتى في بيئة الأعمال المتغيرة. كما يساعد بشكل مميز على سد الفجوة بين النظرية والتطبيق لتيسير استخدام دورات العمل كسلاح استراتيجي لتقديم أداء من الطراز العالمي.

هذا الكتاب رائع وسهل ويقدم العديد من النصائح وادوات التنفيذ لمساعدة المنظات على تحسين العمليات الداخلية وربطها بالاستراتجيات كما يكشف للمظمات:

• كيف يمكن أن العمليات الداخلية للمنظمة يمكن أن تحدث تحولا جذريا في تقديم الاعمال.
  
• كيفية دمج العمليات الداخلية في استراتيجية المنظمة
• رؤى مفيدة لتركز على الصلة بين العمليات الداخلية والاستراتيجية
• الأدوات اللازمة لجعل بطاقات الاداء المتوازن حجر الزاوية في إدارة العمليات
  

يمكن شراء نسخة من الكتاب من موقع امازون:

النظام ما يسمح !

من منا لم يسمع بهذا العذر؟ احيانا يقصد به النظام الحاسوبي واحيانا باللوائح واحيانا تصريفه لانه لا يوجد نظام.

لكن ما تعريف النظام؟
النظام هو الذي يحافظ على كيان وجوده من خلال التفاعل المتبادل بين أجزائه.

من الأمثلة على النظم نظم الذرة ، الجزيء ، الخلية ، الجهاز ، الانسان ، المجتمع ، الدولة ، الأمة ، العالم ، المجموعة الشمسية ، المجرة ، والكون. في الحقيقة هناك نظام واحد فقط ، "الكون" ، وجميع النظم الأخرى هي في الواقع مجرد نظم فرعية من هذا النظام.

قال رسول الله صلى الله عليه وسلم "مثل المؤمنين في توادهم وتراحمهم وتعاطفهم مثل الجسد إذا اشتكى منه عضو تداعى له سائر الجسد بالسهر والحمى"

واحدة من أكبر الطفرات في كيفية فهم وتوجيه التغيير في المنظمات نظرية وتفكير النظم. لفهم كيفية استخدامها في المنظمات يجب أن نفهم أولا النظام. الكثيرون منا لهم فهم خاص للمصطلح. ومع ذلك، نحن بحاجة لفهم واضح للنظام لنتمكن من استخدام اسلوب التفكير المنظومي وادواته في المنظمات.

يتكون النظام من مجموعة من النظم الجزئية التي تتفاعل مع بعضها وتؤثر على بعضها البعض، كما أن النظام له منتج أو منتجات هي محصلة التفاعل بين النظم الداخلية بناء على مدخلات معينة. فالانسان كنظام ينتج المعرفة بناء على المعلومات التي يطلع عليها ويتعلمها وهذه المعرفة تعتمد على مستوى النظام العقلي للانسان. صحة الانسان تعتبر منتج للمدخلات من غذاء وغيره، فلو اكل الانسان اغذية مضرة وفاسدة ادت الى سوء في الصحة. لذا فمستوى المنتجات يعتمد على المدخلات للنظام وقدرة النظم الجزئية على التفاعل مع بعضها البعض. كما لا ننسى ان عملية تحويل المدخلات الى منتجات تؤدي الى وجود فضلات يجب على النظام ان يتخلص منها او ادت الى الضرر به.

هناك عاملان اخران يجب الاخذ بهما لضمان استمرارية النظام وهما التغذية الراجعة من مستوى المنتجات لتعديل المدخلات. بمعنى لو وجدت أن صحتك بدأت تتأثر بشكل سيء فانك ستعدل من نوعية اكلك. اضافة لذلك فإن البيئة المحيطة بالنظام لها تأثير عليه وقد تؤدي الى الضرر به ان لم ننتبه اليها.

نعيب زماننا

نعيب زمــاننا والعيب فيـــنا ---- وما لزماننا عيب ســــوانا
ونهجو ذا الزمان بغير ذنب ---- ولو نطق الزمان لنا هجانا

الفشل في التخطيط آم التخطيط للفشل

التخطيط للمشاريع يتطلب الكثير من الجهد والالتزام. انه من السهل عدم التخطيط والبدء بالتنفيذ ما لم يطلب احدهم خطة للمشروع. التخطيط لمشاريع تقنية المعلومات يتطلب وجود الفكر والخبرة والتركيز على ما هو مطلوب تنفيذة ولماذا يتم تنفيذة. معظم مشاريع تقنية المعلومات تنفذ بدون خطط مما يضعها مشاريع فشل. فهي من البداية مشاريع لا هدف واضح لها تنفذ بلا فائدة للمستفيد منها.
عملية التخطيط تتطلب المبادرة في التفكير ومعرفة جميع الحقائق عن المشروع والمستفيدين منه والمؤثرين فيه قبل البدء بالتنفيذ لضمان النجاح في التنفيذ وكذلك نجاح المشروع في تحقيق الاهداف الاستراتيجية للمستفيدين.
من السهل جدا العمل حسب المواقف والمشاكل التي تطرأ كل يوم بدلاً من التخطيط وبناء الاستراتيجيات. وهذا هو الواقع في مجال تقنية المعلومات لاننا نتعامل مع العديد من المشاكل والمسائل التي يتطلب علاجها كل يوم. لكن بناء خطة فعالة للتعامل مع مصادر هذه المشاكل اليومية والغائها سيساعد مدير إدارة تقنية المعلومات على العمل بشكل فعال واستراتيجي بدلا من عملية اطفاء الحرائق اليومية.
مدراء تقنية المعلومات المتميزون هم اولئك الذين يقومون بالتخطيط الاستراتيجي وكذلك التخطيط للمشاريع المرتبطة باهداف استراتيجية. فهم لا يقومون بتنفيذ مشاريع لاجل وجود تقنية حديثة بل ما يخدم الاهداف الاستراتيجية للمنظمة والمستفيدين من الخدمات المقدمة. حقيقة ثابتة وهي ان من يفشل في التخطيط يفشل في التنفيذ ولا يحقق اي اهداف. فإن اردت ان تنجح كمدير تقنية معلومات فتعلم التخطيط.